Guichet Unique de l’INPI : fonctionnement, obligations et enjeux pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités juridiques (immatriculation, modification statutaire, radiation et dépôt des comptes annuels) doivent être déposées sur le guichet unique de l’INPI, quel que soit le statut juridique de la société. Cette obligation, inscrite dans les articles L123-33 et suivants du Code de commerce, révolutionne le traitement des formalités d’entreprise.

Remplaçant les centres de formalités des entreprises (CFE) comme stipulé dans l’article R123-1 du Code de commerce, le guichet unique de l’INPI est une révolution administrative de simplification pour déposer les formalités juridiques des sociétés. Cette réforme, issue de la loi du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises (dite “PACTE”) et codifiée aux articles L123-33 et suivants du Code de commerce, confie à l’INPI la gestion centralisée de toutes les formalités d’entreprise.

Comme son nom l’indique, il s’agit d’une plateforme unique proposant de centraliser toutes les formalités (commerciales, civiles, agricoles, libérales), conformément à l’article R123-1 qui établit l’INPI comme organisme unique chargé des formalités d’entreprises.

Depuis son interface, le portail de l’INPI permet le dépôt en ligne des formalités nécessitant tout de même un processus de validation régi par les articles R123-5 et suivants du Code de commerce.

Ce circuit de traitement de dossier peut varier en termes de délais selon les greffes des tribunaux concernés. Les délais d’instruction sont encadrés par l’article R123-30-1 du Code de commerce.

On estime un délai de 10 jours ouvrés à compter de la réception de la formalité et 24 heures pour une immatriculation, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

Le guichet unique promet un point d’entrée unique pour ne pas adresser le dossier sur la mauvaise plateforme selon le statut juridique de la société, répondant ainsi aux exigences de l’article L123-33 du Code de commerce.

La dématérialisation complète des dossiers ainsi que leur suivi centralisé peut être un avantage en termes de gestion pour les professionnels du droit et du chiffre.
Un autre point mis en avant est la réduction du nombre des interlocuteurs auxquels les professionnels devaient faire face afin de pouvoir déposer les formalités juridiques de la société concernée, simplifiant l’application des dispositions légales.

Cependant, malgré cette volonté de simplifier la vie des professionnels du droit et du chiffre ainsi qu’aux entrepreneurs, le passage obligé par le guichet unique est souvent très complexe et exigeant.

Avec une interface technique complexe, le taux d’erreurs lors des dépôts des différentes formalités est très élevé et les rejets des greffes des tribunaux de commerce pour non-conformité sont fréquents.

Le temps de saisie reste trop important et il est nécessaire de se former à l’utilisation du guichet unique pour limiter le risque de rejets ou d’erreurs, malgré l’objectif de simplification prévu par la loi PACTE de 2019.

Le dépôt des formalités est chronophage et rébarbatif. Toutes les personnes s’étant ne serait-ce qu’une fois attelées à la saisie de celles-ci sur le guichet unique le savent.

Afin que les documents soient acceptés sur le guichet unique, ils doivent impérativement respecter le format demandé.
Il est, par exemple, nécessaire de déposer des documents PDF, découpés de moins de 10 Mo ou compressés sans pour autant diminuer la qualité pour garantir la lisibilité.

Les pièces manquantes ou les incohérences dans les informations saisies sont deux motifs de rejet récurrents.

Enfin, le non-respect des nomenclatures implique le rejet de votre formalité juridique.

Avec son interface simplifiée ne nécessitant aucune formation préalable, Formalis s’intègre dans vos processus naturellement.

Son analyse automatique des documents vous évite le contrôle avant dépôt de vos formalités, vous faisant gagner un temps précieux tout en respectant les exigences du Code de commerce.

Son intelligence artificielle vous évite de très nombreuses erreurs et diminue significativement le taux de rejet des greffes des tribunaux de commerce.